Puhdistamo klantcase

ERP systeem: Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS
E-commerce platform: Shopify Plus

Puhdistamo – Real Foods Oy, staat voorop in voedingsinnovatie. Ze bieden niet alleen voeding en verfrissende dranken, maar ook een reeks sportproducten, van elektrolyten tot eiwitrepen en energiedranken. Supplementen staan centraal in hun assortiment. Kwaliteit en authenticiteit zijn hun handelsmerken, waarbij ze mikken op topklasse producten. Hun aanbod is vooral te vinden in Finland en Zweden, maar met hun B2C Shopify webshop, gekoppeld aan Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS ERP, bedienen ze heel Europa. Martti Tapanila, Business Controller bij Puhdistamo deelt zijn mening over de integratie en het gebruik van de Tinx Shopify Connector.

“We gebruikten een oud en eenvoudig ERP-platform dat alleen geschikt was voor kleine bedrijven. Het was een eenvoudige connector die in feite de balans verplaatste tussen de reeds bestaande Shopify webshop en het ERP platform. De connector functioneerde maar 1 richting op, van Shopify naar ERP, en vertelde alleen hoeveel producten die van de Shopify orders verzonden moesten worden. We zaten vast aan het gebruik van papieren afdrukken van de Shopify orders bij het picken en inpakken. In de praktijk betekende dit dat onze afhandelingsprocessen voor B2B en B2C klanten totaal verschillende en gescheiden processen waren.

Gelukkig zijn we het oude ERP met zijn basisconnector inmiddels ontgroeid en zijn we Microsoft 365 Business Central gaan gebruiken in combinate met de Tinx Shopify Connector.”

“Al het productbeheer wordt gedaan in de Shopify interface. De meest cruciale stroom voor ons is de volledig geautomatiseerde orderstroom van de Shopify webshop naar Business Central. We zijn ook sterk afhankelijk van de functionaliteit die de voorraden van producten heen en weer actualiseert. De voorraad van ons magazijn wordt bijgewerkt op BIN-niveau, waardoor deze connectorfunctionaliteit voor voorraadupdate geavanceerder is. We voeden Shopify ook met updates van de orderstatus vanuit BC. Telkens wanneer een bestelling in BC wordt bijgewerkt naar “weggestuurd” of “verzonden”, wordt er een updatebericht naar de klant gestuurd met informatie zoals de trackingcode, welke postdienst, wat er in de zending zit, enz.”

“Een andere functie die we gebruiken, is dat wanneer een bestelling wordt geplaatst, de klantinformatie wordt opgeslagen op een universeel klantaccount in BC. We scheiden de klanten wel op naam en e-mailadres. We hebben zoveel klanten, daarom is het voor ons niet interessant om ze allemaal als unieke klanten in BC te registreren. Het hele idee is om de dingen eenvoudig en betrouwbaar te maken. De connector biedt veel extra functies bovenop BC waarvan we tot nu toe slechts een select deel hebben gebruikt. Dat is een bewuste keuze geweest, want we wilden een zo eenvoudig mogelijke setup hebben.”

Ervaring Shopify Connector

“Sinds we de koppeling gebruiken, is deze volledig functioneel. Er zijn op geen enkele manier significante fouten gemaakt nadat we live zijn gegaan. Sinds de go-live van ons ERP-systeem en de connector is de Shopify Connector het best presterende onderdeel van het totale ERP-project. Sindsdien zijn er slechts enkele fouten geweest en deze zijn veroorzaakt door menselijke fouten aan de Shopify kant. De basisfunctionaliteit van de connector is dus betrouwbaar, wat het hoofddoel van dit project was!”

“De grootste overwinning is dat we nu werken met LOT-nummer tracking. (LOT-nummer = het productiebatchnummer. Het idee is om producten te kunnen onderscheiden op basis van welke batch ze zijn geproduceerd/gekocht enz.) We hadden voorheen geen LOT-nummer tracking in ons oude ERP, wat betekent dat we vroeger producten verzonden zonder LOT-nummer tracking. Nu we over BC beschikken, kunnen we dit gebruiken. Kortom, Tinx heeft het mogelijk gemaakt om Shopify te koppelen aan Business Central zodat we LOT-nummer tracking kunnen gebruiken.”

“Het stelt ons in staat om sneller en efficiënter te werken. De mensen die in ons magazijn werken hoeven niet uit te zoeken waar ze de producten moeten verzamelen, omdat ze nu de juiste informatie krijgen. Dit betekent dat ze de bijbehorende LOT uit een vooraf gedefinieerde locatie of opslaglocatie kiezen. In de toekomst (doel 2023) kunnen we verschillende soorten pick-methoden gebruiken, zoals het gebruik van EA en barcodescanners, en het picken meer digitaal doen.”

Belangrijkste voordelen van de Tinx Shopify Connector

“Het 1e deel is dat de betrouwbaarheid erg goed is. Ik moet zeggen dat de manier waarop het werkt mijn verwachtingen heeft overtroffen. Ik bedoel, als financiële man ben ik meestal een kritisch persoon en tijdens de testfase waren er nogal wat problemen, en de datum van livegang kwam vrij snel dichterbij. Maar zowel tijdens als na de go-live zijn er geen noemenswaardige fouten geweest.”

“Het 2e deel is dat de ondersteuning die we kregen via de supportdesk van Tinx echt geweldig was. Als ik contact opneem met de supportdesk van welke bedrijf dan ook verwacht in een bepaald serviceniveau, maar bij de 1e poging geen geweldig resultaat. Bij de klantenservice van Tinx was dit wel het geval. Jullie zijn beschikbaar in het laatste deel van de dag (buiten kantooruren), dit is iets dat we heel belangrijk vinden. Ik heb contact gehad met je collega Sam, René, Kasper en Erica. Ook was de reactietijd en beriekbaarheid zijn uitstekend.”

“Ik zou zeggen dat Tinx een betrouwbaar bedrijf is. Je wordt op korte termijn geholpen, kortom je kan op Tinx bouwen!”

Geboden oplossing