WoodUpp klantcase

ERP systeem: Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS
E-commerce platform: WooCommerce

WoodUpp produceert opmerkelijke duurzame houten producten voor particuliere klanten, zoals restaurants, hotels, kantooromgevingen en andere spannende projecten wereldwijd. Door klanten te bedienen via hun verschillende webshops (Zweden, Denemarken, Polen, Nederland, Frankrijk en België), blijven ze groeien en leveren ze geweldige producten aan hun klanten. Om ervoor te zorgen dat weborders correct worden verwerkt in hun Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP, gebruikt WoodUpp de Tinx WooCommerce Connector.

Martin Rosenkvist Petersen, Business Development Manager bij WoodUpp, vertelt hoe hij de Tinx WooCommerce Connector ervaart.

“Klanten hebben de mogelijkheid om naar ons magazijn in Denemarken te komen en een kijkje te nemen in onze showroom om de panelen direct te kopen, maar we hebben geen fysieke winkels. Je zou kunnen zeggen dat we 100% een online e-commerce bedrijf zijn en de marketing en sales exclusief richten op onze webshops. Aangezien we een 100% online e-commerce gericht bedrijf zijn, moeten we ervoor zorgen dat onze systemen werken en met elkaar communiceren. Dat alles verbonden is met onze webshops en dat ons bedrijfssysteem 100% van de tijd volledig operationeel is op elke dag. We zijn volledig afhankelijk van IT-systemen en webshops.”

“We vinden het altijd leuk om innovatieve ideeën en nieuwe producten te bedenken naast het verbeteren van bestaande. Als bedrijf denken we altijd na over verbeteren en ontwikkelen. Onderdeel van onze strategie is om ook als bedrijf uit te breiden.”

“We zijn gevestigd in Denemarken en verkopen aan het grootste deel van Europa. We hebben onze eigen afdelingen in Zweden, Nederland en Frankrijk. Daarnaast werken we ook samen met partners in Duitsland, UK, Zwitserland, Oostenrijk, USA en Spanje. We exporteren veel producten naar West- en Oost-Europa.”

Tinx WooCommerce Connector groeit mee met ons bedrijf

“In het begin zijn we een dialoog aangegaan met onze consultants om onze Business Central (BC) ERP te implementeren en te koppelen aan onze WooCommerce webshops. BC ondersteunt zelf geen WooCommerce Connector, dus we kwamen er al snel achter dat we een 3e partij nodig hadden die dit voor ons kon realiseren. We begonnen te zoeken in Microsofts AppSource met de woorden WooCommerce Connector of WooCommerce implementatie. We keken wat rond, maar al snel zagen we dat Tinx best interessant voor ons was. Vooral de beschrijving op de voorpagina op AppSource. We hadden ook een connector nodig die ons naar de volgende niveaus kon brengen en niet alleen een connector die qua functionaliteiten kon bieden waar we op dat moment waren, maar een die in de loop van de tijd met ons mee kon ontwikkelen.”

“Zodoende hebben we contact met Tinx opgenomen en zijn we meer geïnteresseerd geraakt in wat jullie qua producten en diensten te bieden hadden en hebben we meer kennis over Tinx als bedrijf opgedaan. We hebben tijdens verschillende meetings goede gesprekken gehad met de verkoopafdeling en consultants en ik denk dat we een mooie match hebben gevonden.”

“Als je een nieuw groot IT systeem implementeert in een relatief korte periode van 2 maanden zoals wij deden, zullen er altijd veel nieuwe uitdagingen zijn. Dus de implementatie van de WooCommerce Connector was ook een volgende stap in die reis. Met de uitdagingen die gaande waren in zowel Business Central als WooCommerce, hebben we eigenlijk samen met Tinx een goede balans gevonden tussen wat we nodig hadden in de connector en welke data we moesten importeren vanuit WooCommerce in Business Central. Op deze manier konden we de WooCommerce orders volgen die we moesten registreren in Business Central.”

“Ik denk dat je dergelijke systemen niet kunt implementeren zonder uitdagingen aan te gaan. Maar het belangrijkste is dat we de problemen die naar voren kwamen vrij snel samen met jullie konden oplossen. Toen leerden we ook meer nieuwe dingen over ons bedrijf en het potentieel van de connector. Ik denk dat het een goede training is om, zoals wij deden, vanaf nul te beginnen en samen met het Tinx team de kennis te ontwikkelen over wat we als bedrijf nodig hadden en ook welke data we moesten integreren van de WooCommerce kant naar Business Central. Het is een geweldig leerproces geweest!”

“We hadden een testversie van Business Central en hebben die gelijktijdig live gezet met 5 WooCommerce connectoren. Dat was heel spannend! Het was geweldig om met een partner samen te werken, die zo toegewijd is om zelfs in het weekend te werken om onze deadline te halen. Toen we live gingen op zaterdag en zondag hebben we in samenwerking tussen jullie en onze WooCommerce partner Bo-We stap voor stap de integratie live gezet. Jullie consultants, Sam Weel en Kasper Dissel hebben ons goed geholpen en heel gemakkelijk de verschillende opties uitgelegd. We hebben een aantal online vergaderingen gehad en ik vond het erg leuk dat we ook een directe Teams-chat hadden tussen WoodUpp en Tinx. We konden gewoon een vraag schrijven en niet lang daarna kregen we een antwoord waarin stond dat het was opgelost of op zijn minst een optie hoe we het konden oplossen. Wij zijn ook een bedrijf waar jonge mensen werken en de communicatie met Tinx was fijn, snel en gemakkelijk. Niet erg formeel zoals je kunt krijgen als je via e-mail communiceert.”

“We wilden een nieuw bedrijfssysteem dat ons naar een hoger niveau kon tillen, zodat we onze markt, ons bedrijf en onze klanten nog beter konden leren kennen. Zo konden we beginnen met analyseren aan welke klanten we onze producten verkopen en welke producten we het meest verkopen, enzovoort. Daarom hebben we gekozen voor Business Central. Aangezien Business Central geen directe connector heeft om verbinding te maken met WooCommerce, deed zich een probleem voor. We moesten de data uit WooCommerce importeren in Business Central om onder andere de analyses te kunnen doen. Dat was de grootste uitdaging.”

Momenteel de grootste uitdaging

“Ik zou zeggen het bewaren van de rust in onze organisatie. Wij zijn een bedrijf dat op hoge snelheid draait en de grootste uitdaging is om het vol te houden.”

Oplossing voor WoodUpp

“We waren op zoek naar 1 oplossing, een eenvoudige oplossing die goed overzicht had en gemakkelijk te begrijpen was. Achter de schermen is het heel complex, maar aan de voorkant moest het passen bij de online business die we doen. We willen niet veel tijd verspillen zonder een duidelijk overzicht van onze verkopen en klanten. Ook moet de integratie stabiel zijn, en we wilden geen connector hebben die veel tijd in beslag neemt als er zich een probleem voordoet. De connector heeft een constante en stabiele stroom nodig waarop we 100% kunnen vertrouwen.”

“Als onderdeel van onze strategie om uit te breiden, hadden we een connector nodig die het potentieel zou hebben om ons bedrijf op dit gebied te verbeteren en te ontwikkelen.”

Redenen keuze Tinx

“Het feit dat jullie een professioneel team hebben, uitstekende communicatie, en een goede en stabiele connector waar wij binnen ons bedrijf potentie in zagen qua uitbreiding en groei voor de toekomst. En ook het feit dat jullie een serieuze en professionele zakenpartner zijn.”

Datastromen & functionaliteiten Tinx-connector

“We importeren de webshopbestellingen van onze WooCommerce webshops direct in een webshopordertabel in Business Central. Samen met jouw team hebben we ervoor gezorgd dat de weborder pas in BC wordt aangemaakt zodra de weborder een bepaalde status heeft bereikt in WooCommerce. Dat was erg belangrijk voor ons, omdat we geen tijd wilden verspillen aan bestellingen die in WooCommerce waren geannuleerd, maar die nog steeds in Business Central werden aangemaakt als verkooporder, die we daarna moesten verwijderen. We zochten dus een flexibele connector om op een ongecompliceerde manier voorwaarden in te stellen waaraan orders moesten voldoen voordat ze werden overgezet naar Business Central.”

“We hebben ook een referentieordernummer in de verkoopkop geïmplementeerd om de order te volgen vanaf het moment dat deze in de webshop wordt geplaatst totdat deze wordt geboekt of op de klant wordt geplaatst. Er bestaat dus geen twijfel over welke bestelling bij welke klant hoort. Bijvoorbeeld: wanneer onze financiële afdeling een overzicht of analyse maakt van de afgelopen zes maanden met betrekking tot de omzet, kunnen we eenvoudig volgen waar de bestellingen vandaan komen en hoe ze zich in het systeem bewegen. Ik vind het heel geslaagd wat we samen hebben neergezet.”

“Dat zullen we waarschijnlijk wel gaan doen. In het begin, tijdens de scope-sessies, bespraken we of het nodig was om elke klant te importeren in plaats van 1 generieke klant per land van WooCommerce naar BC. We waren ons ervan bewust dat jullie connector beide kon, dus we hebben hierover nagedacht, en voor nu hebben we besloten om de generieke klantoptie te gebruiken. Maar het zou voor de toekomst een uitstekend idee kunnen zijn om elke webshopklant uit elk land in BC te importeren, aangezien er veel extra marketingmogelijkheden zijn met de extra gegevens van klanten die beschikbaar komen.”

Bijvoorbeeld:

• Email marketing: “Als we de informatie en acceptatie van de klant hebben.”
• “Meer specifieke data-analyse van onze klanten en productaankopen.”

Ervaring Tinx WooCommerce Connector & winst

“De winst is dat we eindelijk onze webshopbestellingen en webshopproducten kunnen registreren. We weten wat we verkopen en waar de verkopen terechtkomen. Voordat we de connector gebruikten, hadden we een heel klein beeld van wat we uit onze webshops exporteerden. We konden deze gegevens alleen in WooCommerce zien. Hoewel WooCommerce een geweldig commercieel platform is, is het niet zozeer een systeem om bedrijfsanalyses te maken als Business Central. Dus eigenlijk was dat het belangrijkste onderdeel van de connector. Het moest de juiste data exporteren die we konden gebruiken voor de toekomst om wijzer en slimmer te zijn over ons klantenbestand en de producten die we verkopen.”

“Met deze gegevens kunnen we beslissingen nemen over bedrijfsprocessen om ons bedrijf uit te breiden en te verbeteren. Als je als fabrikant en bedrijf wilt groeien, moet je natuurlijk weten waar er potentiële interesse is in je product en waar er een potentieel is om uit te breiden op een bestaande markt of om door te dringen in een nieuwe markt.”

Belangrijkste doelen komende jaren

“Om nieuwe producten voor onze klanten te creëren, zodat ze nog betere ruimtes en levenskwaliteit in hun huizen en bedrijven kunnen creëren. Ook om meer kennis te vergaren op het gebied van creatief zijn met onze bestaande producten, slimmer zijn over ons eigen bedrijf en meegroeien met interessante trends in ons vakgebied.”

“Door gebruik te maken van de Tinx Connector is de benodigde data om bovenstaande doelen te behalen in BC beschikbaar.”

Wat vind je het indrukwekkendst aan de Tinx WooCommerce Connector?

“De WooCommerce Connector ziet er voor ons heel eenvoudig uit. Ik bedoel in termen van het gebruik van de connector. Maar ik weet dat het achter de schermen behoorlijk ingewikkeld en zeer geavanceerd is. Het meest indrukwekkende is dus dat jullie de connector heel eenvoudig, gemakkelijk en toegankelijk hebben gemaakt voor een bedrijf zoals wij, en dat is wat we wilden bereiken. Omdat we als snelgroeiend bedrijf een partner zoals Tinx nodig hadden om dingen snel en gemakkelijk te regelen en het niet te ingewikkeld te maken om het voor ons te begrijpen. Mensen moeten uiteindelijk dagelijks met de connector kunnen werken zonder frustraties!”

“Dat jullie een zeer professionele en efficiënte partner zijn die problemen oplost! Tinx luistert naar je, neemt al je vragen in behandeling en vindt opties om het voor jou te laten werken, zelfs als het geen deel uitmaakt van de originele connectorbasiscode. Tinx zal altijd proberen een manier te vinden om het voor elkaar te krijgen en daarom proberen om aan jouw wensen te voldoen. Dat is tenminste mijn ervaring!”

“Een ander onderwerp waar we erg optimistisch over waren, was dat zelfs als we vijf connectoren tegelijkertijd moesten implementeren, de implementatie sneller ging dan de eerste schattingen. Het laat zien dat je niet zomaar een offerte de deur uit doet en daarbij blijft, maar zelfs als jullie efficiënter zijn, zijn jullie betrouwbaar genoeg om te zeggen dat er minder tijd is gebruikt dan de oorspronkelijk inschatting. En zodoende hebben jullie ook minder gefactureerd dan verwacht op basis van de eerste offerte. Het laat zien dat je betrouwbaar en efficiënt tegelijk bent.”

Geboden oplossing